Saya baru saja mengurus Visa Schengen khususnya Visa Jerman di VFS Surabaya. Memang lumayan deg-degan apalagi kalau punya tabungan yang keluar masuknya acak-acakan seperti saya dan paspornya baru tanpa stempel karena habis perpanjang dua minggu sebelumnya. Namun, Alhamdulilah dalam 12 hari kerja atau sekitar 2 mingguanlah visa Schengen Jerman saya telah sampai ditangan.

Mengurus visa Jerman di VFS Surabaya ini berdasarkan pengalaman saya sendiri, jadi bukan “katanya si A atau katanya si B dan sebagainya….”. Kalau pengalaman saya berbeda dengan yang lainnya saya kurang faham ya… karena harusnya kalau melalui VFS dengan pilihan Jerman harusnya sama semua.

Langkah Pertama Mengurus Visa Jerman di VFS Surabaya

Sebelum menentukan Visa Schengen melalui negara mana maka ada baiknya pelajari dahulu di website VFS, di website ini sudah lengkap sekali penjelasan jenis visa, syarat visa, cara pembayaran dan sebagainya.

Kebetulan saya melakukan pengajuan visa Schengen melalui Jerman. Saya memilih Jerman dikarenakan tiket penerbangan saya baik berangkat dan pulang melalui Jerman. Sempat kepikiran melalui Belanda saja karena Belanda terkenal lebih mudah pengajuannya dibandingkan Negara Schengen lainnya. Namun dalam 2 bulan VFS Belanda sudah full dan tanggal slot kosong di VFS mendekati tanggal keberangkatan saya.

Mau nggak mau saya harus melalui Jerman yang lagi-lagi katanya dikenal sulit “granted” visanya. Ternyata nggak 100% benar.

Membuat Akun dan Membuat Janji Temu di VFS

VFS merupakan jasa agent yang dipercaya untuk pengurusan visa oleh kedutaan besar di Negara tersebut. Namun bukan jasa travel agent seperti membantu pengurusan visa. Mereka lebih tepatnya sebagai perantara antara traveler ke kedutaannya karena kedutaan tidak menerima langsung persyaratan maupun pendaftaran visa secara mandiri. Padahal di Surabaya sendiri juga ada kedutaan Jerman.

Untuk memulai janji temu dan penyerahan berkas maka lakukan pendaftaran di website VFS yang pengurusan Jerman. Cek slot kosong untuk menentukan janji temu untuk membawa berkas syarat visa dan datang langsung ke VFS. Nantinya di VFS itu tidak dilakukan wawancara seperti visa Amerika tapi wajib datang karena harus foto biometrik dan sidik jari yang nggak bisa diwakilkan.

Terus terang nih saya mepet banget menyiapkan semua persyaratan visa Jerman. Sekitar semingguan saja. Saya daftar dulu untuk mencari slot kosong baru menyiapkan dokumennya dalam seminggu.

Waktu saya daftar posisi VFS Jakarta full sampai desember, lalu VFS Bali ditutup dua mingguan karena ada KTT20, untungnya slot Surabaya longgar banget. Mau besok daftar aja sudah bisa.

Setelah membuat akun, cek slot janji temu maka mengisi data paspor, tanggal kunjungan, jam kunjungan dan melakukan pembayaran bisa melalui kartu kredit atau transfer bank sebesar Rp. 630.000,- (Kalau Jakarta lebih murah sekitar 300 ribuan). Semua berkas tidak diupload di website VFS karena harus diserahkan langsung Ketika janji temu.

Sambil menunggu janji temu yang seminggu lagi, saya siapkan syarat Visa Jerman di VFS Surabaya selengkap-lengkapnya.

Syarat Visa Jerman di VFS Surabaya.

Siapkan Checklist Tourism yang diberikan oleh Kedutaan Jerman. Ini sangat membantu saya dalam Menyusun dokumen Visa Jerman.

  • Aplikasi Form

Download aplikasi form yang telah disediakan. Selanjutnya isi melalui online lalu nanti diprint dan ditandatangani. Di pendaftaran VFS ada pilihan untuk pengisian aplikasi form dengan biaya Rp. 100.000. Berhubung saya orangnya irit lebih baik isi sendiri gratis..jadi saya isi tanpa bantuan VFS.

  •  Kontak Lewat Email

Kontak lewat email ini juga wajib diisi dan diprint. Selain itu juga untuk data alamat pengiriman.

  •  Paspor Asli dan Fotokopi paspor.
  • Foto

Untuk foto syaratnya : (1) Menggunakan background White or light grey background, (2) Size 3,5 x 4,5 cm, (3) The face should cover at least 80% of the picture

Saya nggak mau repot ngedit foto sendiri jadi syaratnya saya bawa ke jasa foto dekat rumah. Biayanya bikin miris Rp. 50.000 tahu gitu ngedit sendiri hahahaha

  • Asuransi Travel

Di websitekedutaan sudah dijelaskan beberapa travel yang mencover visa Schengen dan wajib minimum pertanggungan 30.000 euro dan sudah include covid. Ada 18 pilihan Asuransi yang ada.

Saya sendiri memilih AXAmandiri karena bisa beli secara online dan dikirim email. Harganya Rp. 543.000. Intinya sih beli asuransinya sebaiknya sesuai pilihan yang diberikan oleh Kedutaan Jerman, jangan asuransi lain.

  •  Travel Itinerary

Travel itinerary meliputi :

Itinerary including

Valid (existing) hotel / accommodation booking / reservation with full address (name,

street, city, zip code, contact information, booking ref.)

  • Flight reservation

Itinerary saya buat selengkap-lengkapnya, bahkan perhari itu saya jelaskan di mana saya menginap, mau makan dimana, transport dan tempat wisata saya jelaskan lengkap banget. Salah satu kekuatan visa disetujui terletak pada itinerary yang masuk akal dan jelas. Untuk transportation antar kota (misalnya dari Jerman ke Amsterdam) dijelaskan juga menggunakan transportasi apa, namun tidak perlu booking. Kalau saya diitinerary saya jelaskan jamnya juga dan perkiraan sampainya.

Jerman menjadi tujuan utama dan Negara terlama yang saya kunjungi. Dalam itinerary saya jelaskan kalau saya akan ke Bremen – Berlin – Kohln. Untuk negara lainnya saya akan ke Amsterdam dan Belgia. Saya belum yakin akan ke Paris dan Swiss jadi saya skip dalam itinerary.

Selanjutnya penginapan saya lampirkan terbooking di booking.com dengan sistem yang bisa dicancel kapan saja. Di penginapan yang saya pilih banyak banget yang hostel bukan penginapan hotel yang mewah pun nggak masalah. Selain itu tidak perlu surat konfirmasi dari hotel dari Negara tersebut bahwa kita sudah bayar atau pasti akan menginap di sana. Intinya pemesanan dari booking.com atau Traveloka, tiket dan semacamnya sudah cukup. Penginapan saya rekap beserta alamat, nomor telepon, email dibawah itinerary.

Tiket pesawat pulang pergi sudah saya beli. Sebenarnya beli tiket pesawat pulang pergi ini juga saya takut banget kalau ketolak, namun penerbangan saya menggunakan Oman Air dan pulangnya Qatar, kalau misalnya ketolak bisa di refund dengan kerugian 10%. Banyak juga yang beli ticket dummy secara online, tapi saya tidak melakukannya jadi mohon maaf nggak bisa share pengalaman.

  •  Status Pekerjaan

Wajib dilampirkan juga status pekerjaan beserta izin cuti yang diberikan atasan, jaminan bahwa akan bekerja kembali setelah cuti beserta dengan gaji yang kita terima perbulan. Kalau pelajar ya pakai surat keterangan sekolah.

  •   Bukti Keuangan Tabungan

Bukti Keuangan Tabungan berupa surat rekomendasi isi tabungan yang ditandatangani pimpinan cabang dan print out seluruh tabungan dalam 3 bulan yang dilegalisir oleh pimpinan Cabang. Biaya pengurusan di BCA ini saya habis Rp. 120.000 karena banyak print out buku tabungan dalam 3 bulan. Ya maklum keuangannya keluar masuk.

Berapa tabungan yang saya lampirkan? Tabungan saya sekitar 46 juta. Nggak harus 50 juta kok biar bisa lolos Visa Schengen. Pernah saya baca di komunitas backpacker Cuma 30 juta juga di acc, intinya meskipun keluar masuk nggak beraturan tapi nggak ada talangan yang tiba-tiba masuk puluhan juta.

  •   Kartu Keluarga

10.   Surat Izin Suami beserta buku nikah

Berhubung saya solo traveling maka saya melampirkan surat izin suami yang ditanda tangani dengan materai yang menyatakan bahwa saya pasti akan Kembali ke Indonesia.

Semua dokumen wajib menggunakan kertas A4 bukan folio maupun legal.

Semua syarat di atas sudah saya penuhi, sudah kayak mau nyiapin ujian skripsi aja. Deg-degannya luar biasa karena perasaan campur aduk bisa granted atau nggak apalagi buku tabungan selalu jadi kendala, selain itu solo traveling nggak ikut travel takutnya dicurigai nggak pulang ke Indonesia.

Janji Temu di VFS Surabaya

Tibalah saatnya hari H saya ke VFS Surabaya yang terletak di Graha Bukopin Lantai 10 di Jalan Panglima Sudirman Surabaya. Untuk masuk ke lantai 10 VFS maka harus ke satpam lantai 1. Identitas ditukar dengan kartu untuk naik lift di lantai 10.

Masuk ke VFS memang harus appointment terlebih dahulu. Waktu itu saya bawa teman saya, juga diizinkan masuk ke dalam. Petugas VFS nya bagian persyaratan 1 orang. Petugasnya ramah banget.

Saya langsung dipanggil. Kebetulan saya janji temu yang terakhir. Sebelumnya katanya banyak yang dari luar kota yang bela-belain naik pesawat ke Surabaya karena kedutaan Jakarta benar-benar full. Selain itu VFS hanya ada di Jakarta, Surabaya dan Bali. Tiga kota inilah yang jadi tujuan pengurusan Visa Schengen.

Mbak VFS mengecek kelengkapan syarat yang ada dengan teliti :

1.   Waktu itu beberapa dokumen, ada yang saya cetak folio dan juga copy A4. Nah yang folio ini disuruh buat A4. Untungnya sama si mbaknya ini dikasih penggaris dan cutter. Di VFS saya sibuk ngukur kertas jadi A4 hehehehe…

Form data aplikasi visa ada yang salah saya entry dalam memasukkan alamat di Negara tujuan. Sama mbaknya dibilangin kalau mau dibetulkan boleh bu, tapi kalau di sini ada biaya Rp. 10.000/perlembar. Ya daripada ngeprint diluar, saya bayar Rp. 40.000 karena ada 4 lembar yang harus diganti. Lumayan hemat daripada waktu pendaftaran VFS kemarin harus bayar Rp. 100.000 ya kan. 

Dokumen saya yang dikembalikan oleh VFS karena tidak masuk checklist persyaratan visa yaitu :

  • Copy paspor dengan visa yang saya miliki. Kebetulan saya baca-baca dikomunitas backpacker kalau ada visa dari Negara lain dilampirkan aja sebagai bukti kalau kita pernah ke Negara lain. Waktu itu yang saya copy visa Rusia, Jepang, Korea, Taiwan tapi dikembalikan sama mba VFS. Katanya nggak perlu bu karena copy visa dilampirkan kalau ada Schengen aja, negara lainnya nggak perlu

  • Akta Kelahiran dikembalikan katanya nggak perlu.
  • KTP juga dikembalikan nggak perlu
  • KTP suami juga dikembalikan katanya nggak perlu. Kebetulan KTP suami saya lampirkan dengan surat izin suami.

Selesai melakukan pengecekan berkas, saya disuruh membayar biaya visa yaitu Rp. 1.250.000, biaya pengiriman visa Rp. 100.000 menggunakan SAP Express, biaya ganti dokumen aplikasi yang salah Rp. 40.000 dan nota pembayaran VFS yang sudah saya bayar online Rp. 630.000. Semua pembayaran harus tunai. Total biaya pengurusan visa Schengen membuat saya greges Rp. 2.020.000,- Kalau dihitung ulang masih ada biaya asuransi 543 ribu dan biaya foto. Pokoknya mengurus visa ini saya habis 2,5 jutaan. Seandainya saya mengurus melalui travel agent, tentunya lebih maha lagi.

Habis bayar dikasih tanda terima lalu saya disuruh foto biometrik dan perekaman sidik jari. Sekali lagi nggak ada wawancara ya, kalau yg wawancara hanya visa kunjungan.

…

Tanggal 8 Nopember saya melakukan janji temu, Tanggal 10 Nopember saya diemail bahwa berkas saya sudah di Kedutaan Surabaya, Tanggal 14 Nopember ada di Kedutaan Jerman. Tanggal 23 Nopember saya diemail bahwa Visa saya sudah dalam pengiriman dari Jakarta ke rumah, lalu tanggal 24 Nopember Visa sudah ditangan dengan status granted. Alhamdulilah

Semoga pengalaman saya bisa membantu semuanya yang mengurus Visa Schengen khususnya Jerman. Ingat ya meskipun Schengen tapi kalau beda Negara maka syaratnya beda, Visa Turis pun beda dengan Visa Kunjungan. Per 21 Nopember ada kenaikan di Biaya Visa Schengen Jerman dan Biaya VFS. Silahkan cek websitenya secara langsung.